新系統使用說明

!最重要的一件事：改成「事前申請」

以前是花完錢、掃發票、送報帳。現在改成先申請、核准後才花錢。所有支出都要先通過總監核准，才能執行付款。

舊的「發票報帳」會在 2026 年 9 月 1 日退場。那天起舊系統變成唯讀——查得到、匯得出， 但不能再新增或修改，所有支出一律走新系統。舊資料永遠留著，不會刪。

≡側欄怎麼看

新系統收在側欄最下面，只有六個入口，點下去會跳出選單再挑要做什麼：

入口上的紅色數字＝你被退回、需要處理的筆數；總監看到的是待審筆數。 每天第一次登入還會跳一次「今天的待辦」提醒。

?我這筆錢該走哪裡

1預算申請

一筆支出的「額度上限」。選專案、填預算名稱與總金額，附上已用印完成的合約後送出。 合約可以直接上傳，也可以從合約系統挑一份已上傳的，不用重傳。

• 核准後才會產生預算編號：{專案代碼}-{年月}-{流水號}，例如 LEXX-202608-001
• 預算只有申請人自己能用，看不到也用不了別人的預算。需要多人共用時， 請總監到預算後台，在那筆預算的操作欄按「共用者」勾選夥伴。被指定的人才看得到這筆預算、 才能對它請款，也會看到同一筆預算下其他人的請款單；名單隨時可以再加人或移除
• 額度不夠時不要另開新預算，用「追加既有預算」加碼，核准後直接併入原預算， 編號沿用原編號加 -A1、-A2

2預算核銷（原本的請款申請）

實際要付錢時開這張單。選預算編號後會帶出剩餘可用金額。

• 送出當下就從額度扣掉——待審核中的也算占用，不會發生兩張單同時送、一起核准就超支
• 超過剩餘額度一律擋住。兩條路：對原預算送追加預算，或申請一筆新預算
• 被退回或作廢，占用的額度會自動還回去
• 所有請款都要填發票號碼，有 QR 就掃、收據按「手動填寫」自己輸入。 同一張發票不能重複請款，系統會擋下並告訴你被哪張單用過
• 還要選請款類別（決定撥款週期：員工代墊每月 5 號、廠商付款每月 20 號）和費用類別

+一次好幾張發票：批次請款

出差或採購累積了一疊發票，不用一張一張進表單。到「請款 → 批次請款（多張發票）」， 一次選好幾張照片，系統會逐張掃 QR 自動帶入日期、號碼、含稅金額， 你只要補上預算編號與類別（可以按「套用到全部」一次帶完），再一起送出。 掃不到 QR 的那幾張，手動補號碼就好；某一張被擋下來也不影響其他張。

3零用金

沒有預算的臨時小額支出走這裡。額度是每個專案、每個月一筆，由總監設定。

• 當月沒用完不累積，下個月重新給（總監每個月都要重設一次）
• 只有總監指定可以用該專案零用金的人，才看得到那個專案
• 一樣要附發票、送出即占用額度、超過額度擋下——真的需要就請總監調高當月額度
• 核准後才撥款，也就是你先墊、核准後發放

4會議餐飲／交通費用

會議相關的餐飲與交通支出。選「內部會議」只要填公司成員；選「外部會議」會多出與會廠商欄位且必填。 一樣可以掃發票 QR Code，會自動帶入費用日期、金額與發票號碼。

5差旅：出發前申請、回來後核銷

差旅是兩個獨立頁面，而且核銷一定要掛在那一筆已核准的差旅申請上。

• 出發前申請：填日期、目的地、目的、交通方式與預計費用，核准後才能出行
• 回來後核銷：從差旅申請那一筆點「填寫核銷」，或從側欄的「差旅核銷」挑一筆。 核銷頁上方會直接顯示當初申請的內容，你只要填實際費用明細、附單據、寫差旅報告
• 實際費用超過預計費用時會標紅並要求填超支說明——不擋你送出，但一定要寫清楚
• 同一筆差旅只能核銷一次

6收入：開立發票

公司對外開立發票的登記，送出即完成，不需要審核。之後由總監在收入後台確認入帳、填收款日、 把金額分配給藝人。沒有開發票的收入（現金、平台分潤）在收入後台的「手動補登收入」登記。

兩者會一起進「合併總表」，也是損益表收入的來源。

≡送出之後去哪裡看

申請頁只負責送單，追蹤與管理都在後台：

• 預算後台：預算與追加的狀態、每筆的已請款／待審占用／剩餘、專案使用進度
• 請款後台：三種請款（預算核銷、零用金、會議餐飲）都在這裡，可依類型、專案、 預算編號、日期、發票號碼、付款狀態篩選，也能匯出 CSV
• 差旅：申請紀錄在差旅申請頁、核銷紀錄在差旅核銷頁
• 被退回的單，在後台按「修改」改完重送就好，不用重開一張
• 異動紀錄：每張單都可以按「異動紀錄」，看到誰在什麼時候送出、改了哪些欄位 （金額 1,000 → 1,200 這種）、誰核准或退回、退回原因是什麼
• 列印：按「列印」會開一張單據，可以直接印出來或存成 PDF，含附件與簽核欄
• 複製：每月固定的費用不用重打，按「複製」會用同一筆的內容開一張新單， 只要重掃發票、重傳附件就好

★總監專用的功能

• 待審核：所有類型的單在同一頁，可以勾選批次核准（超過預算的會被擋下並告訴你哪一筆）
• 本期應付（請款後台）：已核准未付款的單依收款對象彙總，帶出匯款帳號， 勾選後一次標記撥款，也能匯出匯款清單 CSV
• 零用金設定：每個月設定各專案的額度與可使用者，可一鍵沿用上個月
• 損益表：專案 × 月份的收入、支出與損益，含費用類別分佈
• 月結匯出 ZIP：當月請款 CSV ＋ 所有發票照片，交給會計師
• 月結鎖定：系統自動鎖定兩個月前的單據（例如 7 月鎖到 5 月），鎖定後不能新增或修改， 要補登請先解鎖、補完鎖回去
• 代理審核人：總監不在時可以指定人代審（只能核准／退回，作廢、撥款、結案仍限總監）
• 會計審核人：勾選誰是會計，並設定「終審門檻」（預設 3 萬）。 門檻（含）以下的單，會計核准就直接通過；超過門檻的單，會計核准只算「會計已初審」， 還要總監複審才生效。會計退件則直接退回申請人。申請人與同事在請款清單、 「我送出的」都看得到單子卡在哪一關。 撥款一律由會計執行：只要單子已核准（不分金額），會計就能在請款後台 「請款清單」單筆標記已撥款，或在「本期應付」批次撥款。作廢、結案、零用金設定、 月結匯出仍限總監。門檻可依單別分開設定（預算申請／預算核銷／零用金／會議餐飲各一個）
• 會計在舊報帳後台：把「報帳後台」的功能權限開給他之後，會計在舊後台看得到全公司報帳， 審核與標記撥款規則與新系統一致（門檻沿用「預算核銷」那一格），也能用月結匯出； 改單內容與刪除仍限總監
• 年度封存：整年鎖定後可下載封存包，再把附件從系統移除釋放空間。 系統裡的金額、發票號碼、損益表都還在，需要時可以把封存包上傳還原
• 專案設定（預算後台）：專案清單、費用類別、預算代碼。 9/1 之前請在舊的報帳後台改，9/1 起改到這裡
• 營運儀表板：這個月花了多少、待審與未付款各多少、近六個月支出趨勢、 哪些預算快用完，一頁看完
• 年度對比（預算後台）：每個專案這一年編了多少、實際花了多少、差多少， 做明年預算時用得到
• 匯出 Excel（請款後台）：依當下的篩選匯出，含明細與依收款對象／專案／費用類別的彙總
• 唯讀（會計師）帳號：在待審核頁的「開放名單」勾選，對方看得到全公司的資料、 可以匯出，但不能送單、不能審核，適合給外部會計
• 儲存空間（首頁）：雲端磁碟用量、預估還能用幾個月， 以及清理沒有任何單據引用的殘檔

Q常見問題